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PRINCIPALES PROBLEMAS A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO (Y 3)

Posted by revistacomunicacionrrpp en octubre 20, 2008

Mayte González-Gil, directora general de PowerAxle Consejeros de Comunicación, identifica cinco de los problemas más habituales que se suelen producir en un evento, así como la manera de solucionarlos. Son los siguientes:

1. El portavoz no puede asistir. En el caso de que se trate de un simple retraso, se cambiará en orden de la agenda, de tal forma que la audiencia no note la ausencia del portavoz. Es importante tener un plan B por si el portavoz no pudiera asistir definitivamente al evento: o bien otra persona de las que participan en el evento se prepara esa misma presentación, o bien se busca un tema alternativo que presentar con el fin de completar el tiempo que se había establecido para la presentación del portavoz ausente.

2. Climatología. Es del todo imposible prever el tiempo que va a hacer a la hora de llevar a cabo un evento. Por ello es imprescindible, al igual que en el caso anterior, un plan B, como puede ser tener preparado un emplazamiento cubierto alternativo en el caso de que el evento tuviera lugar al aire libre.

3. Gastos imprevistos. Cuando un cliente ha aprobado el presupuesto presentado para la realización de un evento, ya no se podrán incluir más gastos en el mismo. Es importante incluir en el presupuesto una partida de gastos imprevistos, con el fin de poder soportar gastos extras no contemplados inicialmente.

4. Plan de Actividades no aceptado.
Es posible que las actividades planteadas para los asistentes no tenga la aceptación esperada por parte de los mismos y esto conlleve a una escasa participación. Es necesario plantear actividades alternativas para que los invitados elijan ellos mismos qué actividades desean realizar y así fomentar su participación.

5. Problemas de salud imprevistos. Los asistentes a un evento pueden abarcar edades muy diferentes y tener estados de salud muy diversos. En una capital o en mitad del campo, siempre es necesario tener disponible el teléfono del centro de salud más cercano al lugar donde se va a celebrar el evento.

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