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PRINCIPALES PROBLEMAS A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO (2)

Posted by revistacomunicacionrrpp en octubre 17, 2008

Aclarar en todos los detalles cuál es el objetivo del cliente es el punto de partida para que el evento se desarrolle sin problemas. A este respecto, Valeria Knop Muszunski, directora de eventos de For Fun Events, afirma: “Muchas veces los clientes llegan desorientados. Conseguir una buena sintonía con él y ayudarle a aclarar puntos nos facilitará nuestra labor posterior. Aclarar con el cliente los puntos básicos del evento: tipo de público, qué es lo que pretendemos con el evento, de qué presupuesto disponemos, cuál es la imagen de la empresa… En el momento que ayudamos a nuestro cliente a aclarar estos puntos, tenemos una importantísima parte del trabajo hecha y nos evita problemas posteriores”.

Mª Carmen Osuna (Animadamente) cree que hay que dedicar mucho tiempo mucho tiempo a clarificar con todo detalle el efecto y los resultados esperados: “En este proceso, el organizador debe realizar una labor de asesoría en base a su experiencia para modificar o matizar los aspectos que considere necesarios y que siempre van encaminados a la mejora de resultados”.

La medición de resultados es una de las cuestiones importantes a tratar con el cliente. Según Juan Antonio de la Fuente Barroso, socio director de Ágora Comunicación, “los clientes ya no demandan eventos creativos; lo que quieren por encima de cualquier otra cosa son eventos efectivos. Hacia ahí se está moviendo el sector. Y es un aspecto más que relevante ya que, si no justificamos la inversión con resultados medibles, las partidas destinadas por los departamentos de marketing a la organización de eventos se irán rediciendo paulatinamente”.

Irma Arroyo (SCP) defiende “la importancia de hacer valorar a nuestros clientes la creatividad en los eventos, importante elemento diferenciador que tiene un valor no siempre respetado. Y, en esta misma línea, un punto crucial a destacar es el del presupuesto. Los precios bajos son enemigos de un buen resultado. El bajo precio conlleva un gran riesgo para un eventos que se celebra en directo”.

Para Valeria Knop (For Fun Events), “a nivel meramente organizativo, pienso que un problema importante ante el que nos encontramos muchas veces son los tiempos. Lamentablemente muchos proveedores se eternizan a la hora de enviar un presupuesto para servicios sencillos. Personalmente valoro mucho la rapidez”. Y añade: “Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para el organizador de eventos. Tener todos aquellos contactos a los que podamos acudir, no importa la hora ni el tiempo de que dispongamos, es un seguro para nuestro evento”.

Celebración del evento
La celebración del evento puede traer consigo un gran número de contratiempos y problemas. Los expertos consultados para este reportaje han identificado los siguientes:

. La ubicación del evento. Para Mª Carmen Osuna (Animadamente), “el ocasiones el lugar de celebración presenta problemas de dimensiones, iluminación, servicios complementarios… Sin embargo, dado que el lugar se conoce siempre previamente, tenemos la posibilidad de resolver cualquier inconveniente hasta ajustarlo a las necesidades del evento. Así, no es frecuente que el lugar, por sí mismo, ocasione problemas durante la realización del acto”.
Juan Antonio de la Fuente (Ágora Comunicación) estima que “España es uno de los principales destinos escogidos para la celebración de congresos y encuentros internacionales, y lo es por la cantidad y la calidad de escenarios existentes. Con un abanico tan amplio, la dificultad radica en decantarnos por uno u otro. Un buen organizador de eventos debe, por tanto, conocer en profundidad todas las posibilidades existentes, y decantarse, no por el más grande o el más bonito, sino por el que mejor se ajuste a la filosofía de la marca o producto promocionados y las necesidades de ese evento en concreto”.
. Meteorología. “En eventos al aire libre, el clima puede ser determinante, por lo que es necesario prever alternativas de lugares”, aconseja Mª Carmen Osuna (Animadamente).
. El catering.  Según Valeria Knop (For Fun Events), “controlar calidad, cantidad y servicio es fundamental. A la hora de comenzar a trabajar con un nuevo catering, desde For Fun Events realizamos distintas visitas a servicios reales. Las degustaciones personalizadas no nos atraen especialmente; no hay mejor forma de ver un catering que en un evento real”.
. Azafatas. “La profesionalidad de las azafatas es también importante. Saber qué tipo de azafata necesitamos para cada ocasión y contar con un equipo verdaderamente profesional, nos evitará el encontrarnos con el “me tengo que ir” o “en la agencia no me avisaron”, explica Valeria Knop.
. El factor tecnológico. Para Juan Antonio de la Fuente (Ágora Comunicación), “la tecnología es útil cuando aporta soluciones, cuando facilita las cosas, no cuando las complica. Hay que contar con un personal cualificado que garantice un montaje y funcionamiento perfecto. De todos modos, y para ahorrarnos disgustos, sólo empleamos recursos tecnológicos fuera de lo normal cuando es realmente necesario, cuando lo demanda el mensaje que queremos transmitir”.

Respecto a los proveedores de medios audiovisuales, Valeria Knop (For Fun Events) afirma: “Valoramos con especial interés la capacidad de reacción y previsión. Los imprevistos han de estar siempre previstos. Siempre contamos con material de repuesto”.

Irma Arroyo (SCP) considera que tener una buena infraestructura tecnológica supone un importante factor diferenciador: “Cuando una empresa cuenta con sus propios equipos tecnológicos controla su estado en cada momento; además, una mala decisión a la hora de seleccionar la tecnología adecuada a las circunstancias del evento puede llevarnos al fracaso”.
. Conferenciantes. Los eventos centrados en la intervención de un conferenciante presentan una complejidad más concreta. En Thinking Heads señalan: “seleccionar al ponente que mejor se adapte a las características y objetivos del acto que organiza una empresa no es tarea fácil. El comunicador ideal para una audiencia determinada puede no serlo para otra. Asi que lo realmente decisivo no es la calidad del profesional, que se presupone a todos ellos, sino su idoneidad para ese público y ese evento”.
“Si el conferenciante no es una autoridad en la materia ––añaden el la agencia de conferenciantes— será incapaz de convencer a la audiencia. Si no son genuinos, fieles a sí mismos, el público no va a notar. ¿Una solución? Exija currículo, referencias y vídeos y, a ser posible, concierte una cita con el ponente para expresarle claramente qué es lo que se espera de él. De esta manera el matching será perfecto”.

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