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PRINCIPALES PROBLEMAS A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO (1)

Posted by revistacomunicacionrrpp en octubre 14, 2008

Primera parte del extracto del reportaje publicado en la revista COMUNICACIÓN & RRPP. En los próximos días publicaremos otras dos partes de este reportaje.

Un evento es un acto de comunicación que se celebra “en vivo y en directo”. Y aquí es donde, precisamente, radica su principal complejidad. Hemos pedido a diversos profesionales del sector que identifiquen cuáles son los principales problemas que se suelen plantear durante la organización y ejecución de un evento, y sus correspondientes soluciones. Este es el resultado.


El objetivo principal de la empresa organizadora de eventos es conseguir la ausencia de problemas, tanto en la planificación como a lo largo de la ejecución del evento. “Es evidente que cuanto mejor sea la labor de estudio y organización, menor es la posibilidad de que se presenten problemas. A pesar de que este trabajo esté bien hecho, es inevitable encontrarse con algunos inconvenientes, en la mayoría de los casos, derivados de otros tantos imprevistos”, afirma Mª Carmen Osuna, responsable de producción de Animadamente (Grupo Animatur).

En opinión de Osuna, un hecho determinante es que el evento se realiza en directo, lo que hace que el tiempo de resolución de imprevistos sea mínimo. “Es importante, por tanto, aplicar el mayor valor de un buen organizador: la prevención. Esto supone que hasta los imprevistos deben estar previstos. Es necesario, por ejemplo, prever elementos, lugares y personal de sustitución, lo que facilitará dar una respuesta inmediata a cualquier eventualidad”.

En línea con la opinión anterior, Irma Arroyo, directora de marketing y ventas de SCP, considera que los eventos son actos de comunicación en vivo, lo que conlleva un mayor riesgo. “El no poder corregir errores cuando las cosas no salen como estaban previstas, las modificaciones y cambios de última hora, son aspectos problemáticos durante la celebración de un evento”.

La planificación, según Arroyo, es el antídoto perfecto para prevenir cualquier tipo de problemas. “Una idea mediocre bien producida puede significar un evento eficaz muy aceptable, mientras que una idea brillante mal producida puede tener consecuencias desastrosas en la imagen de la compañía y sus objetivos. La planificación es pues necesaria para controlar el riesgo.

Clarificar objetivos

Aclarar en todos los detalles cuál es el objetivo del cliente es el punto de partida para que el evento se desarrolle sin problemas. A este respecto, Valeria Knop Muszunski, directora de eventos de For Fun Events, afirma: “Muchas veces los clientes llegan desorientados. Conseguir una buena sintonía con él y ayudarle a aclarar puntos nos facilitará nuestra labor posterior. Aclarar con el cliente los puntos básicos del evento: tipo de público, qué es lo que pretendemos con el evento, de qué presupuesto disponemos, cuál es la imagen de la empresa… En el momento que ayudamos a nuestro cliente a aclarar estos puntos, tenemos una importantísima parte del trabajo hecha y nos evita problemas posteriores”.

Mª Carmen Osuna (Animadamente) cree que hay que dedicar mucho tiempo mucho tiempo a clarificar con todo detalle el efecto y los resultados esperados: “En este proceso, el organizador debe realizar una labor de asesoría en base a su experiencia para modificar o matizar los aspectos que considere necesarios y que siempre van encaminados a la mejora de resultados”.

La medición de resultados es una de las cuestiones importantes a tratar con el cliente. Según Juan Antonio de la Fuente Barroso, socio director de Ágora Comunicación, “los clientes ya no demandan eventos creativos; lo que quieren por encima de cualquier otra cosa son eventos efectivos. Hacia ahí se está moviendo el sector. Y es un aspecto más que relevante ya que, si no justificamos la inversión con resultados medibles, las partidas destinadas por los departamentos de marketing a la organización de eventos se irán rediciendo paulatinamente”.

Irma Arroyo (SCP) defiende “la importancia de hacer valorar a nuestros clientes la creatividad en los eventos, importante elemento diferenciador que tiene un valor no siempre respetado. Y, en esta misma línea, un punto crucial a destacar es el del presupuesto. Los precios bajos son enemigos de un buen resultado. El bajo precio conlleva un gran riesgo para un eventos que se celebra en directo”.

Para Valeria Knop (For Fun Events), “a nivel meramente organizativo, pienso que un problema importante ante el que nos encontramos muchas veces son los tiempos. Lamentablemente muchos proveedores se eternizan a la hora de enviar un presupuesto para servicios sencillos. Personalmente valoro mucho la rapidez”. Y añade: “Contar con una buena agenda de proveedores es imprescindible para el organizador de eventos. Tener todos aquellos contactos a los que podamos acudir, no importa la hora ni el tiempo de que dispongamos, es un seguro para nuestro evento”.

Una respuesta to “PRINCIPALES PROBLEMAS A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO (1)”

  1. Considero valedero todos los criterios aqui expuestos, Todos los eventos son diferentes en tiempo y espacio, al ser envivo hay que reducir al minimo los errores a traves de la planificaciòn ademas de tener tiempos de respuesta cortos y tener siempre un plan B y por supuesto como comenta valeria una buena agenda de proveedores de servicios.
    Nunca perder el control por las eventualidades, si no mas bien atacarlos de inmediato.
    Saludos.

    Eduardo De Campos
    Organizador de eventos
    Barquisimeto -Venezuela

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