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DANIEL ROMERO-ABREU: ““UN EVENTO CON CONFERENCIANTE NOS DESMARCA DE LA COMPETENCIA”

Posted by revistacomunicacionrrpp en mayo 28, 2008

Reproducimos hoy la tercera parte del reportaje sobre CRITERIOS PARA ELEGIR LA AGENCIA QUE ORGANIZA TU EVENTO, publicado en la revista COMUNICACIÓN & RRPP. Consiste en una entrevista con Daniel Romero-Abreu, director general de la agencia de conferenciantes Thinking Heads.

– ¿Qué ventajas tiene contratar un conferenciante o grupo de conferenciantes, frente a otras opciones, a la hora de organizar un evento?

– La presencia de un ponente de prestigio no sólo garantiza la asistencia al evento de medios de comunicación, sino que además constituye un valor añadido si escogemos a un experto cuyo perfil y mensaje se ciñan al objetivo final del acto. La sola presencia de un ponente permite a la empresa cliente desmarcarse de su competencia en esos eventos que parecen repetirse sin apenas cambio año tras año. Por ejemplo, un show cooking de Sergi Arola en una cena especial para clientes, o Luis Rojas Marcos en el aniversario de una empresa.

– ¿Cuáles son las claves para organizar un evento con conferenciantes?
– La primera pregunta es: ¿a qué conferenciante escoger? Necesariamente el cliente que protagoniza el acto debe confiar en una empresa especializada, unos profesionales capacitados para gestionar todos los detalles del acto y, entre ellos, al conferenciante perfecto, experto en su ámbito de actuación a la vez que excelente comunicador.

– ¿Qué tipo de errores se pueden cometer?
– No conocer al conferenciante que se contrata. Exija curricula, referencias y vídeos y, a ser posible, concierte una cita con el ponente para expresarle claramente lo que espera de él. Otro error es no elegir al orador que mejor se adapta a las características del evento y de la audiencia.

– ¿Qué ventajas tiene recurrir a una empresa especializada como la vuestra, en vez de intentar contratar al conferenciante directamente?
– Sólo una empresa especializdada, como es nuestro caso, puede garantizar que el conferenciante ofertado es la persona idónea para el cliente. Una segunda ventaja es la seguridad, ya que conocemos las virtudes de nuestros representados, a nivel de contenidos, y lo que es aún más importante, a nivel de comunicación y oratoria. También es importante el ahorro de tiempo y esfuerzo al ofrecer al solicitante de la conferencia todo resuelto (alojamiento, traslado…)

– ¿Qué servicios presta una agencia especializada en búsqueda de conferenciantes como la vuestra?

– Una vez recabamos la información necesaria (sobre todo, objetivo del evento y tipo de público), nos hacemos una idea del perfil de conferenciante que busca el cliente y así podemos hacerle una propuesta concreta (4 ó 5 nombres con sus respectivos honorarios, necesidades y desplazamientos requeridos). Por ejemplo, dentro del sector del liderazgo y motivación, ponentes como Mario Alonso Puig y José Ballesteros son los más adecuados cuando se trata de una charla motivacional. Si se busca una charla reflexiva ante el comité de dirección, se puede apostar por Juan Carlos Cubeiro o Javier Fernández Aguado.
Una vez seleccionado el conferenciante, Thinking Heads cerrará con él detalles como la fecha, el tema y el lugar. El cliente podrá, si lo desea, ponerse en contacto con el conferenciante para hacerle una breve descripción personal del evento y transmitirle los objetivos del mismo.
En definitiva, el principal valor añadido de nuestra empresa es el asesoramiento. Conocemos a los ponentes, ante qué públicos están más cómodos y por eso podemos un abanico de conferenciantes que se ajusten a los objetivos del evento.

– ¿Cuál es el coste aproximado de vuestros servicios?
– Cada ponente tiene un caché establecido por contrato que varía en función de qué tipo de cliente contrate sus servicios (sector privado, organizaciones sin ánimo de lucro, instituciones docentes). El servicio incluye únicamente los honorarios del conferenciante (más IVA). Aparte irán los gastos de desplazamiento y alojamiento, que corren por cuenta del cliente, aunque Thinking Heads le ahorra tiempo y esfuerzo en la gestión. No hay comisión extra para Thinking Heads, pues como agente cobra directamente del conferenciante.

– ¿Qué ocurre si un cliente se dirige directamente al conferenciante?
– Si esto ocurre, el conferenciante remitirá la solicitud a Thinking Heads y llamaremos a la empresa para solicitarle los detalles de su intervención. Esto tiene un inconveniente: si el conferenciante no es el idóneo, no le podremos proponer una alternativa pues representa para este caso concreto al conferenciante que la empresa contactó y sólo a él. Pero si contacta directamente con nosotros, le indicaremos con mayor rapidez la disponibilidad del conferenciante y asesorarle sobre si es o no la persona idónea.

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